Offboarding: o que é e como fazer?

No que diz respeito à gestão de pessoas, muitas questões são consideradas pelo RH, como processo de recrutamento e seleção, engajamento dos times e/ou ações de endomarketing, né? No entanto, quando a pauta em questão é o offboarding, seja porque o colaborador não se adaptou a cultura organizacional ou devido às novas oportunidades, várias etapas do desligamento são deixadas de lado. 

Com isso em mente, nós temos uma pergunta para você, seja gestor ou profissional de RH: os processos de offboarding são bem estruturados na sua empresa? 

Independente da resposta, é importante que o desligamento seja digno e humanizado, uma vez que, com as mídias sociais em alta, principalmente o LinkedIn, visto a forte influência no mundo corporativo e no mercado de trabalho, muitos profissionais se sentem confortáveis para contar suas experiências, impactando na imagem da organização. 

Pensando nisso, nós responderemos aos seguintes tópicos ao longo deste artigo para te ajudar a traçar as melhores práticas na hora do offboarding:

• O que é offboarding?
• Por que é importante aplicar na sua empresa?
• Quais são os benefícios do offboarding?
• Como fazer o offboarding corretamente?

Sabemos que a etapa de dizer “tchau” pode ser um grande desafio, mas saber lidar com a situação com respeito ao colaborador pode fazer toda a diferença. Continue a leitura para não perder nada!

O que é offboarding?

Antes do colaborador entrar na empresa, o setor de RH fica responsável por organizar todo o processo de contratação, desde a abertura da vaga até todas as etapas do processo seletivo. Após a contratação, é feita a integração dele ao time, sendo explicado todos os processos internos. No entanto, após toda a jornada inicial, é preciso pensar no momento de saída, né?

O offboarding, também conhecido como o desligamento, é tudo aquilo que diz respeito à saída do colaborador da empresa, independente do motivo que levou isso a acontecer, sejam questões internas ou externas. 

Inicialmente, o offboarding começou a ser estruturado em outros países, visto a importância de tornar essa etapa segura, tanto para a empresa quanto para o colaborador. Além disso, foi uma maneira de tornar a jornada final dessa pessoa mais humanizada, visto que muitas empresas não se preocupam com a maneira como cada profissional se sente na hora do desligamento.

Mas, afinal, como o offboarding é feito? Digamos que este processo pode ser feito em duas situações, como, por exemplo, pedido de demissão ou desligamento. Em ambos os casos, é preciso entender quais situações levam ao encerramento do ciclo do profissional, né? Entenda como acontece:

• Pedido de demissão: neste caso, o profissional de RH fica responsável, de forma respeitosa, por entender quais situações fizeram o colaborador pedir para sair. Se o motivo for fatores internos, é uma maneira de se retratar antes da saída e, consequentemente, promover melhorias para não acontecer novamente; 
• Desligamento: diferente do pedido de demissão, a empresa está demitindo o colaborador, sendo preciso explicar quais situações levam a isso, podendo ser fit cultural, entrega ou reestruturação. Neste caso, o mais importante é levar um feedback humanizado para que o profissional entenda o que aconteceu. 

Um ponto importante: nas duas situações o profissional de RH precisa ter uma comunicação clara e empática. Além disso, é preciso saber ouvir o que o colaborador tem a dizer, mostrando que ele pode contar como está se sentindo e que você está lá para escutá-lo.  

Por que é importante aplicar na sua empresa?

Muitas empresas costumam dizer que a sua cultura organizacional é humanizada, mas será que isso é verdade? Geralmente, é durante o processo de desligamento que muitos profissionais saem frustrados pela conduta da empresa, uma vez que a saída pode se tornar desgastante, dando margem aos processos trabalhistas e complicações com a imagem da empresa. 

Sendo assim, se a sua empresa deseja evitar qualquer burburinho, o offboarding é mais do que recomendado, evitando qualquer tipo de conflito com aquele colaborador que está saindo. Sem contar que é uma maneira de evitar fofocas pelos corredores, causando qualquer indisposição com o time e, consequentemente, com as lideranças. 

Quando os boatos surgem, os colaboradores se sentem inseguros, surgindo o questionamento: “será que vão me demitir também?”, diminuindo a produtividade, o engajamento e o comprometimento com as tarefas da empresa. Em alguns casos, muitos profissionais começam a procurar por outras oportunidades, aumentando os pedidos de demissão e, consequentemente, a taxa de rotatividade. 

Com o aumento do pedido de demissão, a empresa começa a ser vista com outros olhos pelos profissionais que estão em busca de nova oportunidade de trabalho, dificultando a contratação. Além disso, impacta de forma negativa na forma como a sua marca empregadora é vista pelo mercado de trabalho, tornando-a um lugar ruim para se trabalhar.

Quais são os benefícios do offboarding?

Visto os impactos negativos que podem ser gerados na hora do desligamento de um funcionário, o offboarding pode contornar todos esses problemas, trazendo muitas vantagens para a empresa. A seguir, confira algumas delas:

• Preserva a imagem da empresa;
• Fortalece a marca empregadora;
• Melhora a experiência do profissional;
• Garante suporte emocional aos colaboradores;
• Capta informações que não são reveladas pelo time;
• Previne conflitos com o colaborador que está de saída;
• Desenvolve um processo padronizado de desligamento;
• Entendimento de como os cargos de lideranças gerenciam os times;
• Entre outras!

Além desses benefícios, muitos outros podem ser observados no dia a dia, como aumento da produtividade, do engajamento e do comprometimento, além de fortalecer o clima organizacional. 

Como fazer o offboarding corretamente?

O offboarding, assim como qualquer outro desligamento, exige atenção e alguns cuidados. Para te ajudar, nós selecionamos alguns passos considerados importantes para que o encerramento da jornada seja mais simples.  

Tenha uma comunicação clara

O desligamento é cansativo em muitos casos. Por isso, chame o colaborador e explique todas as etapas do desligamento e, acima de tudo, coloque-se à disposição para tirar qualquer dúvida, uma vez que elas podem acontecer durante o offboarding. 

Em caso de pedido de demissão, é importante perguntar para o colaborador se ele tem certeza da decisão tomada, uma vez que, em algumas empresas, a recontratação pode não acontecer. 

Seja empático 

Um desligamento é diferente do outro, né? Em alguns casos, a demissão acontece por parte da empresa e, quando isso acontece, o colaborador a ser demitido é pego de surpresa, pois na maioria das vezes ele não espera passar por essa situação. 

Entre os sentimentos que vêm à tona, é possível listar a raiva, fazendo com que o colaborador fique exaltado, e a tristeza, acompanhada de choro e ansiedade. Por isso, é importante que o RH esteja preparado para todas as situações na hora da demissão. 

Caso seja necessário, é importante oferecer um treinamento para os profissionais de RH responsáveis pelo offboarding para que eles saibam lidar com as questões emocionais dos colaboradores. 

Organize os documentos

Uma das etapas mais burocráticas é o recolhimento das documentações, né? Afinal, é uma parte do processo que requer bastante cautela para que o desligamento seja feito de forma correta, respeitando todas as questões legais e trabalhistas.

Por isso, chame-o para conversar sobre as documentações, liste quais documentos precisam ser fornecidos e aqueles que precisarão ser assinados. Além disso, agende o exame demissional, informando o local, o horário e qual papel o colaborador precisa retornar para a empresa. 

Ofereça feedback 

Independente do motivo da saída do profissional, o RH precisa marcar uma reunião de feedback de avaliação para entender como foi a sua jornada na empresa, sendo uma maneira dele melhorar ou aprimorar nas experiências futuras, visando o crescimento profissional.

Quando o feedback não é dado, o colaborador fica sem entender o que levou à demissão, em caso de desligamento por algum motivo interno. 

A seguir, selecionamos um checklist com algumas outras dicas:

• Planeje o desligamento com antecedência;
• Comunique o desligamento durante uma reunião individual;
• Ofereça suporte durante o período de desligamento;
• Promova um ambiente seguro para que o colaborador possa dizer como se sente;
• Forneça informações sobre questões financeiras e eventuais benefícios;
• Ajude o profissional na busca por novas oportunidades com carta de recomendação.

Algumas etapas podem parecer simples, mas podem fazer toda a diferença durante o offboarding. Converse com a sua equipe e alinhe as estratégias para que o desligamento seja um processo menos burocrático e humanizado.