Assinatura digital: como auxilia os processos da empresa?
Com a digitalização do setor de Recursos Humanos, alguns processos que, antigamente, eram feitos de maneira manual, estão se tornando digitais para facilitar o dia a dia dos profissionais que lidam diretamente com muitas papeladas. Sendo assim, para tornar o setor mais estratégico, a assinatura digital chegou para facilitar algumas etapas na gestão da empresa.
Para entender como funciona a assinatura digital e como ela facilita a rotina dos profissionais de RH, nós responderemos alguns tópicos sobre o assunto:
- O que é assinatura digital?
- Quais são as vantagens da assinatura digital nos processos do RH?
- Como ter a assinatura digital na empresa?
Quer levar a assinatura digital no setor de RH da sua empresa? Continue a leitura com a gente!
O que é assinatura digital?
A verdade precisa ser dita: foi-se o tempo em que o RH convocava os colaboradores para assinar algum documento usando papel e caneta, né? No entanto, embora a digitalização esteja sendo colocada em prática em algumas empresas, existem muitas outras que fazem tudo manualmente.
Sendo assim, se a sua empresa ainda pede as assinaturas dos colaboradores do jeito tradicional, saiba que é uma boa opção implementar a assinatura digital, já ouviu falar?
Ela nada mais é do que uma assinatura eletrônica, ou seja, pode ser feita por meio de qualquer dispositivo eletrônico, como celular e/ou computador. E o melhor de tudo: sem precisar estar presente na empresa, por exemplo.
Sendo assim, suponhamos que a sua instituição tem uma meta mensal e, sempre ao final de cada período, o time recebe uma bonificação e precisa assinar um documento confirmando que recebeu. Com a assinatura digital, você e seus colaboradores não precisarão ir à organização assinar.
Além disso, a assinatura eletrônica, diferente do que muitas pessoas pensam, assegura a autenticidade e a integridade de quem assinou, afinal, antes do processo de assinar algum documento, cada pessoa é cadastrada na plataforma de assinatura com documentos de confirmação.
Quais são as vantagens da assinatura digital nos processos do RH?
Convenhamos que o fato de não precisar ir à empresa assinar um documento já torna a assinatura digital muito mais fácil, simplificada e vantajosa para a rotina, tanto do setor encarregado pelas assinaturas quanto pelos profissionais que precisam firmar assinatura, né?
Contudo, as vantagens da assinatura digital são inúmeras, começando pelo simples fato de contribuir com a natureza. É isto mesmo que você leu: ao incluir esta nova maneira de assinar os documentos, sua empresa contribuirá na redução do desperdício de papéis e na preservação do meio ambiente, sendo uma excelente iniciativa de ESG (Governança ambiental, social e corporativa, em português).
No entanto, falando no dia a dia dos profissionais de RH, a assinatura eletrônica ajuda muito na contratação de pessoas, principalmente daquelas que moram em outros lugares, como cidades, estados e/ou países diferentes, sendo possível contratar excelentes profissionais onde quer que estejam. O mesmo vale para os processos demissionais, como dispensa ou desistência da vaga.
Além disso, sabe aquele montante de papel guardado na gaveta ou em algum armário da empresa? Com a digitalização das assinaturas, pode-se dizer adeus aos documentos guardados, sendo possível organizar tudo em um único lugar, de maneira on-line e em segurança.
A seguir, nós separamos uma lista com outros benefícios:
- Validade jurídica;
- Redução de custos;
- Economia de tempo;
- Praticidade na rotina da empresa;
- Eficiência na gestão de contratos;
- E muito mais!
Como ter a assinatura digital na empresa?
Com tantas vantagens, fica até difícil não querer implementar a assinatura digital na empresa, né? No entanto, é normal surgirem algumas dúvidas na hora de incluir.
Sendo assim, o primeiro passo é encontrar para sua empresa algum sistema de gestão de assinaturas eletrônicas. Ao encontrar a ferramenta que melhor atende às suas necessidades, será preciso contratá-la e, a partir disso, automatizar todos os processos.
Depois, é só seguir todas as recomendações do fornecedor, que, geralmente, são passadas por meio de um treinamento para você entender todos os processos na plataforma, combinado?
Um ponto importante: antes de fechar, analise todas as opções disponíveis no mercado. Além disso, certifique-se de que é um serviço confiável e, sobretudo, que esteja por dentro de todas as recomendações previstas por lei.