Sistema para academia: como escolher o melhor?

Quanto mais prática a academia é para o dia a dia do aluno, mais fácil ele se fideliza. Um exemplo disso é a utilização de sistema para academia, que permite o controle de acesso e facilita a entrada das pessoas para treinar, além de muitas outras coisas que também vamos falar por aqui.

Por isso, se você ainda não sabe quais são os benefícios de adotar um bom sistema para a sua academia, fique com a gente neste material – temos certeza que ele vai te ajudar a decidir qual é o melhor para o seu negócio. 

Para deixar ainda mais fácil, vamos tirar as suas principais dúvidas sobre o tema:

• O que são os sistemas para academia? 
• Quais são as vantagens de contratar um sistema para academia?
• Como escolher o melhor sistema para academia?
• Quais sistemas integram com a TotalPass?

O que são os sistemas para academia?

O sistema para academia é um software ou programa que automatiza e otimiza determinados processos super importantes para o dia a dia da unidade. No caso do material que nós preparamos, vamos falar principalmente sobre sistemas de integração e acesso, que facilitam a entrada dos alunos para treinar. 

Existem duas formas principais de utilizar esse sistema:

• Catraca: atualmente, é mais comum encontrarmos catracas biométricas, mas também existem modelos de cartão, QR Code e até mesmo reconhecimento facial.  Ao passar pela catraca, o aluno é identificado e o sistema libera o acesso, caso esteja tudo em dia com a academia;
• Aplicativos: por outro lado, algumas academias preferem oferecer sistemas via aplicativo para os seus alunos. Dessa forma, eles conseguem encontrar diversas informações em um único lugar, como o próprio check-in, horários de aulas, reserva de aulas (quando necessário) e até mesmo o pagamento de mensalidades.

Com a facilidade que esses sistemas oferecem, os donos e outros colaboradores da academia podem focar em outras coisas, como a gestão financeira, projetos futuros, organização estratégica, entre outras situações. 

Isso é muito interessante, porque às vezes achamos que não sobra muito tempo para pensar em outras coisas. Dessa forma, os sistemas desempenham um papel muito bacana na gestão da academia como um todo. Legal, né?

Quais são as vantagens de contratar um sistema para academia?

Como nós já comentamos na seção anterior, os sistemas existem para facilitar a vida de quem tem ou trabalha em uma academia. 

Mas não são só os donos e colaboradores que saem ganhando: os alunos também têm muitas vantagens nessa jornada. Na lista abaixo, você vai conhecer alguns dos benefícios que os sistemas de integração trazem para as pessoas que frequentam os espaços fitness.

Segurança

Segurança em primeiro lugar, certo? Nós também achamos! Pensando nisso, a integração de acesso por um sistema específico garante que apenas alunos ativos e autorizados entrem na academia. 

Dessa forma, os donos de academias ficam mais prevenidos contra fraudes, e os alunos regulares são protegidos contra pessoas que poderiam acessar indevidamente o espaço. A segurança vale para todos, até mesmo para equipamentos e caixa.

Rapidez

Ter a sua academia cheia pode ser um sonho, mas a verdade é que nenhum aluno gosta de ficar esperando para entrar em uma fila imensa do lado de fora, não é mesmo? Passar por isso pode até desestimular a pessoa a ir treinar, com o pensamento de “eu não quero passar por isso todos os dias”…

Olha como o sistema de acesso é importante nesse momento! Ele permite que o aluno entre e saia rapidamente quando necessário, sem precisar passar pela recepção, de forma totalmente autônoma. Um adeus às filas, com certeza!

Monitoramento

Sistemas de acesso e gestão são ótimos para monitorar em tempo real o fluxo de alunos na academia. Esses dados são bem importantes para você pensar, por exemplo, na quantidade de instrutores que vão ficar à disposição em cada horário para atender a demanda. 

Além disso, alguns softwares geram até mesmo relatórios mais detalhados, permitindo que você faça uma análise precisa da frequência de cada aluno, horários de pico do seu espaço e inadimplências. Pensando no seu fluxo de caixa e na sazonalidade do negócio, esses dados são cruciais para entender se sua academia está saudável ou não no mercado.

Redução de custos

Assim como acontece em negócios de outras áreas, a automatização de processos ajuda a reduzir custos com pessoal (como recepcionistas, por exemplo). Querendo ou não, contratações e demissões demandam dinheiro, e por que não voltar esse investimento para outras áreas que estão precisando mais? Você pode trazer novos instrutores para os horários em que a academia fica mais cheia.

Essa decisão e a aplicação da sua estratégia podem te ajudar na gestão financeira da academia, já pensou nisso?

Experiência personalizada

Seu aluno é seu cliente, e ele quer se sentir especial no seu espaço. Por isso, esses sistemas e softwares também podem te ajudar a personalizar o treino e a experiência dos alunos, sugerir aulas e serviços com base nos objetivos de cada pessoa, manter um histórico de treinos e as preferências na academia. 

Pode ter certeza que isso vai conquistar seu público, hein? Você também pode utilizá-lo para disponibilizar a avaliação física e a ficha de treino, para atualizar ao longo do tempo.

Motivação para os treinos

Sabe aquela notificação da academia que é capaz de fazer o aluno levantar da cama para ir treinar? 

Você pode escolher um sistema que te ajude com isso, ou então, quem sabe, incluir gamificação e rankings para engajar os alunos. Dessa forma, você consegue criar uma comunidade fiel e engajada. Já pensou em todos os alunos que gostam de publicar suas conquistas nas redes sociais? Isso ainda pode dar visibilidade para a sua marca na região.

Para ajudar ainda mais, permitir que cada pessoa acompanhe seu progresso em tempo real faz com que elas se sintam mais motivadas pelos resultados que estão conquistando. 

Comunicação

Os telefones já facilitaram nossa comunicação lá no passado, e os aplicativos de mensagens então nem se fala, não é mesmo? Pensando nisso, os sistemas de academias também podem servir como canais de comunicação entre alunos e professores. 

Ao mesmo tempo que os alunos podem receber notificações sobre aulas, eventos e promoções, a academia pode fazer pesquisas e receber feedbacks sobre os serviços e sobre o atendimento, entender possíveis problemas que estão acontecendo e ouvir as sugestões que as pessoas têm para te ajudar a melhorar. Pense nisso!

Foto: https://www.shutterstock.com/pt/image-photo/happy-sportswoman-using-mobile-phone-while-2083739023

Legenda: Poder fazer tudo de forma rápida pelo celular melhora o contato dos alunos com o seu espaço 

Como escolher o melhor sistema para academia?

Está em dúvida para escolher o melhor sistema de gestão de acesso para a sua academia? Nós sabemos que a internet está cheia de propagandas e anúncios, mas o ideal é que você faça uma reflexão sobre o seu negócio antes de bater o martelo nessa decisão. Evite se “encantar” demais por algo que não é exatamente o que vai te atender melhor.

Trouxemos algumas perguntas para você se fazer antes de contratar um software ou programa para a sua academia. Você pode usar nosso direcionamento para pesquisar quais se enquadram melhor na sua realidade. 

Qual o tamanho da academia?

O número de alunos que você recebe diariamente pode te orientar a escolher o melhor sistema, sabia disso? 

Para academias menores, bastam as soluções mais simples e acessíveis, com foco em controle de entrada e saída. As médias já podem investir em recursos mais abrangentes, como gestão de mensalidades dos alunos e controle de inadimplência. Para academias maiores, faz sentido ter várias informações no mesmo sistema, incluindo agendamento de aulas e integração com outros sistemas. 

É claro que isso não é uma regra, academias de diversos tamanhos podem ter sistemas completos! Mas estamos considerando também a capacidade financeira do espaço que, na maioria das vezes, é fundamental na hora de escolher. 

Quais recursos você quer automatizar?

Já demos um spoiler sobre este tópico no tópico anterior: se você quiser ter todas as informações da sua academia em um mesmo sistema, terá que investir em softwares mais completos do que os que oferecem apenas a gestão de acesso, por exemplo. 

Existem programas em que você pode adicionar até mesmo uma estratégia de marketing, como envio de mensagens, promoções, novidades, tendências, eventos, entre outros. Isso é demais!

Como este software é visto no mercado?

Para contratar o melhor fornecedor, você busca saber quais são as avaliações que ele tem de outros clientes e como ele é visto no mercado. 

A seguir, temos um checklist do que levar em consideração na hora de escolher o melhor sistema de gestão para academias:

• Valor do investimento inicial, das mensalidades e o retorno e lucro que esse investimento trará ao longo do tempo;
• Facilidade de uso, para que alunos e professores possam utilizar o sistema de forma mais intuitiva e sem dúvidas;
• Eficiência de atendimento e suporte quando for necessário, considerando o tempo e a qualidade da resposta;
• Capacidade de crescimento conjunto, para atender as demandas da sua academia no futuro;
• Reputação e tempo de experiência no mercado, feedbacks de clientes que utilizam ou já utilizaram;
• Proteção com o tratamento dos dados da sua academia e dos seus alunos;
• Possibilidade de conhecer o sistema na prática antes de fechar o contrato.

De acordo com dados publicados no Censo Fitness 2022, apenas 11,8% das academias priorizaram o investimento em tecnologia nas unidades, e olha quantas vantagens nós trouxemos aqui sobre esse assunto! Pense em todas as mudanças que podem acontecer na sua academia com a aquisição de um novo sistema. 

Quais sistemas integram com a TotalPass?

Aqui, na TotalPass, nós trabalhamos com diversos sistemas para academia que tornam o acesso dos nossos alunos mais autônomo e seguro. Os nomes da lista abaixo já estão com a gente, mas queremos trazer muito mais para levar praticidade a mais parceiros.

• Cloud Gym;
• Next Fit;
• Evo;
• Angulare;
• SeuFisio;
• Sistema Pacto;
• Datafitness;
• TecnoFit;
• Byteway;
• Software Pilates;
• Hubfit;
• Playformance. 

Quando a academia parceira utiliza um desses sistemas, cada aluno pode acessar o espaço sem precisar passar pela recepção para validar o check-in. 

Se o seu espaço fitness já conta com um desses sistemas para academia, mas ainda não é um parceiro da TotalPass, você pode indicá-lo para nós. Assim, podemos juntos levar mais qualidade de vida para muitas pessoas!