Gestão financeira: como criar uma estratégia para a academia

Para um empreendedor de sucesso, a gestão financeira do negócio é prioridade. No ramo de academias e espaços fitness, isso não é diferente: é preciso ter planejamento para que a sua unidade continue funcionando de forma saudável e para que você possa encarar os diferentes cenários ao longo do tempo. 

Se você está começando uma nova academia ou já trabalha na área há mais tempo, este conteúdo pode ser interessante para você. Vamos responder às seguintes perguntas:

• Por que a gestão financeira é importante para a academia?
• Como organizar a gestão financeira da academia? 
• Quais são os principais desafios do planejamento financeiro?
• Quais ferramentas podem ser utilizadas na gestão financeira?

Lembre-se de anotar as nossas dicas para utilizar no seu negócio!

Por que a gestão financeira é importante para a academia?

A gestão financeira é super importante porque permite que o dono da academia planeje as finanças a curto, médio e longo prazo, monitorando o fluxo de caixa a todo o tempo. Afinal, perder o controle sobre o dinheiro que entra e sai é muito perigoso e pode prejudicar o funcionamento do local. 

Além disso, com a gestão, fica mais fácil controlar os custos operacionais necessários para manter o espaço funcionando, como aluguel, salários dos colaboradores, contas de serviços públicos, manutenção e suprimentos.

Também é melhor para programar projetos de expansão, aquisição de novos equipamentos, contratação de colaboradores e campanhas de marketing para aumentar a visibilidade da marca.

Uma coisa que muitas pessoas não sabem é que o controle de caixa é essencial para que a academia esteja em conformidade com todas as obrigações fiscais e legais, evitando multas e problemas legais no futuro. Interessante, não é mesmo?

Como organizar a gestão financeira da academia?

Se você não sabe como lidar com dinheiro de forma mais prática, existem algumas dicas que podem te ajudar a gerenciar melhor o caixa do seu negócio. Traremos perguntas para que você possa respondê-las de acordo com a sua realidade e tê-las como orientadoras no seu processo de gestão. Vamos lá?

Plano financeiro

Quando você decide abrir uma academia, uma das primeiras coisas a se pensar é no plano financeiro. Ninguém quer que o negócio desande ainda no começo – por isso, a primeira coisa que você precisa pensar são as metas. 

• Quais objetivos você deseja alcançar? 
• Em quanto tempo? 
• Qual é o plano para chegar até lá?

Este também é o momento de analisar a concorrência e como é o mercado fitness na sua região. 

• Quem serão seus principais concorrentes? 
• Como eles atuam? 
• Qual é o público que eles atingem? 
• Como se diferenciar deles?

Nada de “deixar rolar”, hein? No plano, você ainda deve incluir projeções detalhadas de receitas e despesas para os próximos anos.

• Quanto dinheiro você tem agora e quanto terá em 5 anos?
• Quais são as fontes de receita da sua academia (mensalidades, aulas particulares, vendas de produtos, entre outros)?
• Como você deseja precificar seu serviço? 
• Quais são as despesas atuais e no que você deseja investir futuramente?

No plano, você deve levar em consideração tudo o que acha importante. Se achar necessário, considere consultar um contador ou consultor financeiro para obter uma orientação mais especializada sobre a gestão financeira da sua academia.

Controle de custos

O controle de entrada e saída de caixa deve ser feito com bastante atenção e cautela, para que nada passe despercebido. Você deve levar alguns pontos em consideração:

• Qual o valor da receita recebida pela academia neste mês?
• Quais são as despesas fixas mensais?
• Quais são as despesas variáveis mensais?
• Qual a margem de lucro que a academia tem, em média?
• Quais são os meses de maior e menor receita? 
• Quais áreas são mais lucrativas e quais precisam de ajustes para melhorar a rentabilidade?

Investimentos e novidades

Todo dono de academia adora ver seu espaço crescer, não é mesmo? Seja ampliando um local já existente ou abrindo novas unidades. Mas é preciso muito estudo e planejamento para alcançar esse objetivo sem sair no prejuízo. Responda a essas perguntas:

• Qual o valor do investimento para esse projeto? 
• Qual é o desempenho financeiro atual da academia?
• Como está o mercado na região? Há demanda dos alunos ou possíveis alunos para aderir a esse investimento?
• Quais são os riscos envolvidos nesse projeto/investimento?

Se você acha que esse é o melhor momento para apostar em novidades, vá em frente! Mas não se esqueça de anotar e seguir à risca o planejamento que você criou. 

Quais são os principais desafios do planejamento financeiro?

Gestão financeira envolve riscos, sem dúvida, e as academias também passam por essa situação. Por isso, quando for organizar a estrutura financeira do seu empreendimento, é preciso considerar alguns desafios. 

Preparamos um material com pontos de atenção que podem atrapalhar a sua gestão:

Sazonalidade

Donos de academias passam pela sazonalidade do negócio a todo momento. Em um momento, mais alunos estão matriculados e treinando, em outro, menos. Isso é normal e acontece com a grande maioria dos espaços fitness. 

Nesse caso, a sua estratégia deve garantir um fluxo de caixa estável ao longo do ano, considerando as flutuações. 

Reserva de emergência

Um negócio em funcionamento deve considerar todos os cenários possíveis quando o assunto é o financeiro. Por isso, a reserva de emergência é fundamental para cobrir custos surpresa, manutenção inesperada de equipamento e até mesmo estragos causados por chuvas, problemas na rede elétrica, entre outros. 

Segundo o Censo Fitness 2022, a maioria das empresas do ramo (47,4%) não consegue fazer uma reserva de emergência. Das que conseguem, a maioria (23,9%) é uma reserva de curto prazo, de 2 a 3 meses.

Por isso, no seu planejamento financeiro, considere uma porcentagem ou um valor fixo para a sua reserva de emergência, certo?

Custos operacionais

Reformas no espaço, novos equipamentos, aluguel, manutenções em geral… Tudo isso custa caro, você sabe disso. No contexto fitness, a gestão financeira é ainda mais importante para conseguir cobrir gastos inesperados (e até mesmo os planejados). 

O Censo Fitness 2022 também mostrou que os investimentos das academias que mais cresceram foram em estrutura física (48,6%) e equipamentos (25,7%).

Planejamento tributário

Para donos de academias, é essencial ter um bom entendimento das leis fiscais e outras normas, como segurança, leis trabalhistas, requisitos de licenciamento e conformidade com o código tributário. Para isso, também pode ocorrer a necessidade de utilizar recursos financeiros adicionais. 

Na dúvida, entre em contato com um profissional da área financeira para entender melhor quais são seus direitos e deveres como dono de academia, está bem?

Quais ferramentas podem ser utilizadas na gestão financeira?

Agora que você já tem uma ideia geral da importância da gestão financeira, dicas para se organizar melhor e possíveis desafios que pode enfrentar na sua jornada como gestor, vamos falar sobre sistemas de gestão financeira que podem te ajudar a tomar decisões nos diferentes setores da sua academia. 

Antes de mais nada, vamos falar de tecnologia? O Censo Fitness 2022, ao falar de investimentos, indicou que apenas 11,8% dos entrevistados priorizam o investimento em tecnologia, como softwares e aplicativos. 

A tecnologia traz ferramentas que podem ajudar e muito o dia a dia de uma academia – seja o reconhecimento digital ou facial, aplicativos de treino, meios de comunicação com alunos e com a equipe, entre outros. E ela também pode fazer parte da gestão financeira, sabia disso?

Separamos algumas ferramentas que vão te auxiliar na sua gestão e trazer insights importantes para manter sua academia saudável.

Softwares de contabilidade

Atualmente, existem softwares com recursos incríveis para gerenciar as finanças da academia, como faturamento, contas a pagar e a receber, reconciliação bancária, relatórios financeiros e muito mais.

Como já comentamos anteriormente, se você não sabe muito bem por onde começar, o ideal é procurar um profissional da área. Agora, se você já consegue lidar com esses dados, ótimo! Automatizar vai te ajudar demais e poupar o seu tempo para focar em processos mais importantes.

Gestão de alunos

É muito importante para o dono de academia saber a quantidade de alunos matriculados, quantos vão com mais frequência, quantos não vão, quantos cancelaram a matrícula e por aí vai. 

Você pode procurar por softwares que ajudam a acompanhar os membros, gerenciar inscrições, processar pagamentos de mensalidades, agendar aulas e monitorar a participação dos alunos. Assim, fica mais fácil acompanhar a receita desse público e mapear os momentos de baixa e alta demanda. 

Pagamento on-line

O pagamento on-line nas academias já é comum, mas existem ferramentas específicas para essas empresas que facilitam a cobrança de taxas de adesão, manutenção, cancelamento, mensalidades e outros pagamentos relacionados aos serviços oferecidos para os alunos.

Análise financeira

Google Analytics ou Microsoft Power BI, por exemplo, podem ajudar a visualizar e analisar dados financeiros importantes, como receitas, despesas, tendências de vendas e indicadores de desempenho (KPIs) de acordo com a estrutura da sua academia. Você pode investir em um curso dessas ferramentas para entender e analisar com mais criticidade os dados relevantes para o seu negócio. 

Renda extra

Esta não é uma ferramenta, mas para fazer uma renda extra sem pagar nada por isso, os donos de academias estão cada vez mais investindo em agregadores. Assim, têm mais alunos frequentando o espaço e recebendo por visita. 

É o caso da TotalPass, que já faz parte de milhares de academias em todo o Brasil e investe em um repasse justo, sem exclusividade e sem custo para a academia. Indique sua academia e faça parte do nosso benefício para melhorar a renda e a gestão financeira do seu negócio!