Procrastinação: como gerir no ambiente de trabalho

Se você está pensando em não terminar de ler este texto ou deixar para depois, saiba que pode estar fazendo parte do grupo dos procrastinadores.

Calma aí, deixa a gente explicar… Já se pegou adiando tarefas importantes, prometendo a si mesmo que começaria amanhã, e depois percebeu que o amanhã nunca chegou? Se sim, você não está sozinho. A procrastinação é um fenômeno que afeta muitos de nós em diferentes áreas da vida, inclusive no trabalho.

Neste texto, nós preparamos um conteúdo aprofundado sobre procrastinação e de qual maneira o profissional de Recursos Humanos (RH) pode atuar para lidar com algumas situações embaraçosas na empresa. Confira os tópicos abaixo:

• O que é a procrastinação?
• O que causa a procrastinação no ambiente de trabalho?
• Quais os impactos na rotina de trabalho?
• Como identificar a procrastinação?
• De qual maneira o RH pode ajudar?
• Procrastinar pode ser uma doença?

O que é a procrastinação?

A procrastinação é um comportamento comum que muitas pessoas experimentam em vários momentos de suas vidas. Ela, resumidamente, significa adiar as tarefas ou atividades que precisam ser feitas, dando espaço para ações menos importantes ou até mesmo evitando-as completamente.

Segundo um levantamento divulgado pela GaúchaZH e feito pela Triad Productivity Solutions, empresa especializada em produtividade, 97,4% dos brasileiros admitem adiar atividades no seu dia a dia. O estudo também apontou as tarefas que as pessoas mais empurram com a barriga, sendo: exercícios físicos (68%), leitura (64,5%), cuidados com a saúde (52,7%) e planejamento financeiro (46,8%).

Um exemplo comum de procrastinação é quando temos um prazo para entregar um trabalho, mas, em vez de começar, adiamos o início, muitas vezes fazendo algo com menos relevância. Você com certeza já deve ter ouvido aquela frase “por que fazer hoje, se eu posso fazer amanhã?”, né?

Geralmente, as pessoas que procrastinam possuem algum sentimento de desconforto ou falta de motivação em relação à tarefa em questão. Isso pode acontecer por diversas razões, como a ansiedade, falta de clareza sobre como começar uma tarefa ou simplesmente por preferir atividades mais prazerosas.

Mas não para por aí! O problema da procrastinação pode ir além da simples atitude de adiar tarefas. Ela também pode impactar negativamente a produtividade, a qualidade de trabalho e até mesmo a saúde mental do indivíduo. Quando esse adiamento se torna constante, é normal que as pessoas se sintam culpadas ou estressadas pela procrastinação, o que dificulta ainda mais o término da tarefa.

O que causa a procrastinação no ambiente de trabalho?

A procrastinação é um comportamento que, muitas vezes, pode afetar a produtividade e qualidade do trabalho no ambiente corporativo, mas o que leva uma pessoa a procrastinar? Existe uma série de fatores que podem influenciar nesse comportamento, vamos entender um pouco mais sobre cada um deles.

Sobrecarga de tarefas

Um dos motivos que podem levar um colaborador à procrastinação é o excesso de tarefas que ele precisa fazer, em um período curto de tempo. Quando isso acontece, a sensação de sobrecarga e a falta de controle da situação podem desencadear a procrastinação, fazendo com que a pessoa comece a adiar as suas atividades.

Falta de habilidades

Às vezes, o motivo da procrastinação pode estar relacionado a falta de habilidades ou conhecimentos para realizar determinada tarefa. O colaborador pode se sentir inseguro ou incapaz de desempenhar o trabalho, levando-o a adiar ou até mesmo fazer a entrega com baixa qualidade.

Desorganização

A falta de organização também pode ser um motivo para procrastinar. Quando não há uma comunicação transparente e as responsabilidades parecem maiores do que são, as pessoas ficam mais propensas a adiar e deixar para realizar em outro momento.

Falta de motivação

Quando o colaborador não se sente realizado ou motivado em fazer parte da empresa, pode motivá-lo a adiar suas tarefas e, por consequência, prejudicar o ambiente de trabalho diante do restante do time. 

Entender algumas dessas causas pode ajudar na implementação de estratégias para que o RH consiga lidar com a procrastinação no ambiente de trabalho.

Quais os impactos na rotina de trabalho?

A procrastinação no trabalho pode ter impactos significativos, afetando tanto o desempenho individual quanto coletivo da empresa.

Primeiramente, quando um colaborador começa a procrastinar, isso pode resultar em prazos ou tarefas não cumpridas, além de poder impactar negativamente a reputação do time todo, causando frustrações.

Além disso, a qualidade do trabalho também pode ser comprometida, já que muitas vezes a procrastinação leva a uma execução apressada, resultando em erros e entrega de baixa qualidade. 

Outro impacto relevante é o aumento do estresse. Geralmente, procrastinar leva a uma corrida contra o tempo para cumprir prazos, causando nervosismo e ansiedade. Por conta disso, o colaborador se sente sob pressão, o que pode prejudicar a saúde mental e física a longo prazo. No Brasil, 30% dos trabalhadores brasileiros sofrem com a síndrome de burnout, sendo o segundo país com mais diagnósticos no mundo. 

Para os líderes e profissionais de RH, a procrastinação pode ser um desafio adicional no planejamento e na condução de alguns projetos. Pensando nisso, é importante saber lidar diante de algumas situações corretamente para corrigir problemas e manter a eficiência das entregas.

Como identificar a procrastinação?

A procrastinação é um dos problemas mais comuns que afetam a produtividade no ambiente de trabalho. Pensando nisso, saber identificá-la é fundamental para o profissional de RH criar estratégias e, após isso, aplicá-las no combate de maneira eficiente.

Atrasos constantes

Um dos comportamentos que podem ser sinais de procrastinação são os atrasos constantes nas entregas de demandas e tarefas. Se o colaborador sempre estiver pedindo prazos extras ou entregando trabalhos com atraso e com baixa qualidade, pode ser um indicativo de que a procrastinação está presente.

Pendências que acumulam

Outra maneira de identificar a procrastinação é observar a quantidade de pendências que se acumulam ao longo do tempo. Se o colaborador tem uma lista interminável de tarefas a fazer e parece nunca conseguir finalizá-las, é provável que a procrastinação esteja afetando seu desempenho.

Qualidade no trabalho entregue

A procrastinação muitas vezes reflete na qualidade do trabalho entregue. Geralmente, quando as tarefas são concluídas rapidamente e de maneira superficial, podem indicar que o profissional não está dedicando o tempo necessário para uma execução adequada. 

Ao observar sinais como má gestão do tempo, padrões de comportamento e falta de foco, os líderes em companhia do RH podem implementar estratégias eficazes para combater esse desafio comum, melhorando a produtividade e a qualidade do trabalho realizado.

De qual maneira o RH pode ajudar?

O RH pode ajudar e desempenhar um papel importante na gestão da procrastinação dos colaboradores no ambiente de trabalho. Para isso, nós separamos algumas maneiras que os profissionais podem atuar e ajudar a evitar esse problema, confira.

Estabelecimento de metas claras

O RH pode colaborar com os líderes para garantir que as metas sejam claras e alcançáveis. Quando elas são confusas ou muito ambiciosas, pode fazer com que o colaborador desista de determinada tarefa e comece a procrastinar.

Um método para definir bem os objetos é o SMART. Eles devem ser específicos, mensuráveis, atingíveis, relevantes e temporais. Isso ajudará a ter um plano de ação claro e a manter o foco.

Desenvolvimento profissional

Oferecer oportunidades de desenvolvimento profissional pode ser um incentivo significativo. O RH pode identificar cursos, treinamentos ou workshops que ajudem os colaboradores a aprimorarem suas habilidades e se sentirem mais capacitados para enfrentar desafios.

Reconhecimento 

Destacar e parabenizar os trabalhos bem feitos dos colaboradores em reuniões de equipe, sejam em canais internos de comunicação ou em outras plataformas, pode evitar que a procrastinação aconteça. Além disso, oferecer bônus financeiros ou prêmios também pode ser um motivador.

Uma alternativa é criar eventos internos para reconhecer e valorizar aqueles colaboradores que mais se destacaram nas entregas recentes e conquistas da empresa.

Ambiente de trabalho positivo

Um ambiente de trabalho positivo e harmonioso pode ajudar na motivação e produtividade dos colaboradores, pois quando as pessoas se sentem valorizadas e respeitadas é mais provável que se comprometam com suas tarefas de maneira eficiente.

Ah, uma dica no meio disso tudo é prezar pela comunicação transparente e clara. Esse compreendimento também contribui para evitar a procrastinação, já que com os objetivos claros, os colaboradores têm uma direção para seguir e podem realizar sua lista de tarefas com mais eficiência.

Benefícios de bem-estar

O tema da saúde mental virou tendência no meio corporativo e as empresas, cada vez mais, têm investido na saúde física e mental de seus colaboradores. Para isso, as companhias estão oferecendo benefícios que promovem a qualidade de vida de maneira fácil e descomplicada.

Sabia que a TotalPass, como benefício corporativo, pode ajudar a sua empresa nessa jornada? Com o programa Total Fit, é possível acessar milhares de academias e estúdios fitness pelo Brasil, sendo mais de 250 modalidades esportivas para explorar. 

Já com o Total Mind, o cuidado com a saúde mental é prioridade, com um leque de mais de 400 áudios de meditação guiada e milhares de psicólogos para sessões de terapia on-line. 

Procrastinar pode ser uma doença?

Antes de tudo, não, ela não é uma doença. A procrastinação ocasional é algo comum e pode ocorrer com qualquer pessoa. Conforme já vimos, é quando adiamos uma tarefa por algum motivo aparente. Todos nós já passamos por isso em algum momento de nossas vidas, certo?

Por outro lado, a procrastinação crônica é algo mais sério e persistente. Pessoas que sofrem com isso, geralmente têm uma grande dificuldade em iniciar e concluir tarefas, mesmo quando estão cientes das consequências. Essa condição pode ser associada a problemas psicológicos, como ansiedade, depressão, Transtorno de Déficit de Atenção e Hiperatividade (TDAH) ou outras condições de saúde mental.

Lembrando que, embora a procrastinação crônica possa ser um sintoma de algum transtorno mental, ela não é considerada uma doença em si. 

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