O onboarding pode parecer um termo da moda. Porém, não se engane: 93% dos empregadores já compreenderam que uma boa jornada de contratação é fundamental para reter talentos na empresa a longo prazo. Isso se torna especialmente relevante com a geração Z dominando o mercado de trabalho e ficando em média 9 meses na empresa. 

Por isso, planejar e estruturar um processo de onboarding robusto e completo é necessário para garantir o sucesso de sua organização. Por conta disso, preparamos um material completo para ajudar você a organizar esse processo. Confira:

Boa leitura!

O que é onboarding e para quê serve?

Onboarding é o nome do processo pelo qual novos talentos passam ao serem recrutados para trabalharem em organizações. Normalmente, durante o processo de onboarding, o talento é apresentado à estrutura da organização, sua cultura, seu quadro de colaboradores e seus processos internos. Isso é essencial para uma integração harmoniosa em sua equipe de trabalho e para a devida adaptação a seu novo papel.

onboarding de colaborador
Saiba mais sobre o processo de onboarding e como implementá-la em sua empresa

O principal objetivo do onboarding é conseguir fazer com que o novo talento consiga se integrar à equipe de trabalho e às suas responsabilidades o mais rápido possível. Em um processo efetivo, o talento deve ser capaz de trabalhar de forma eficaz e independente em sua finalização. 

Qual a importância de um onboarding efetivo para a empresa?

Já não é segredo para ninguém: uma organização com um processo de onboarding bem estruturado pode aumentar a retenção de talentos em 25% e melhorar seu desempenho em 11%. Ainda, de acordo com uma pesquisa, a pessoa colaboradora que passa por uma experiência positiva de onboarding é 18x mais comprometida com sua organização. 

Como sabemos, o time de RH tem a difícil missão de gerenciar pessoas a partir do que é mais viável para sua organização. Normalmente, um novo talento demora 28 semanas para atingir seu máximo potencial de produtividade, sendo o tempo médio de adaptação a um novo trabalho. O processo de onboarding ajuda a reduzir esse tempo, fazendo com que o talento tenha os recursos necessários para se integrar de maneira mais rápida. 

Resumindo, um bom processo de onboarding ajuda não somente a organização a reter os talentos por mais tempo, mas também potencializa seu comprometimento e o ajuda a atingir sua produtividade máxima em menor tempo. 

Qual a diferença entre integração e onboarding?

Muitas pessoas utilizam “integração” como tradução direta de “onboarding”. No entanto, esses termos não podem ser trocados com tanta facilidade. Apesar de estarem relacionados, ambos têm significados distintos. Confira, abaixo, as principais diferenças:

  • Onboarding: é o processo completo de orientação e preparação de um novo talento para uma determinada função. Envolve diferentes etapas e é personalizável segundo as necessidades da organização. Pode envolver treinamentos, orientações gerais e outros processos. 
  • Integração: é um processo de duração mais curta, normalmente realizado como uma das etapas do onboarding. Ela foca diretamente na adaptação do talento em sua equipe e na nova função. 

Qual a diferença entre onboarding e offboarding?

Por serem termos em língua estrangeira, muitas pessoas os confundem. Porém, a diferença entre eles é bem explícita: ambos são processos que envolvem um talento, mas são aplicados em diferentes momentos de sua permanência na organização: enquanto o onboarding acontece durante a contratação de um novo colaborador, o offboarding é realizado durante o distrato. 

Logo, o offboarding é um processo importante para garantir que um colaborador possa deixar a organização de maneira tranquila e segura para ambas as partes, envolvendo etapas como devolução de equipamentos, revogação de acessos, etc. 

Conheça as principais etapas do onboarding

time recepcionando colaborador novo
Cada empresa tem o seu processo de onboarding, no entanto, é preciso de atentar à algumas etapas essenciais. Veja quais são!

Cada organização deverá ter o seu processo de onboarding baseado em suas necessidades específicas. Entretanto, é possível fixar os principais estágios que a grande maioria de times de RH precisam se atentar para ter um processo de onboarding completo e eficaz. Conheça-os:

1. Preboarding

O onboarding começa muito tempo antes da assinatura do contrato e das formalidades. Assim que o candidato é informado que foi selecionado para o cargo, o processo de preboarding se inicia. Nessa primeira etapa, é necessário garantir que a pessoa selecionada se sinta acolhida e tenha todas as informações necessárias para os seguintes estágios. 

Geralmente, essa primeira etapa vai desde a comunicação da contratação do candidato selecionado até seu primeiro dia de trabalho. Esse momento é muito importante, pois é quando o talento está mais motivado e engajado.

2. Primeiro dia de trabalho

O foco do primeiro dia de trabalho é garantir que o novo colaborador tenha acesso a todos os recursos necessários para seu trabalho, assim como certificar que ele tenha uma boa primeira impressão da organização. Por isso, é mais importante focar em criar uma experiência positiva e memorável. 

3. Primeira semana de trabalho

Durante a primeira semana, é importante ter noção de que a pessoa estará provavelmente sobrecarregada com muita informação. Por isso, é interessante reduzir a quantidade de demanda que ela normalmente teria para focar em atividades como treinamentos e integrações. 

4. Primeiros 45 dias

Os primeiros 45 dias são muito importantes para reter um talento. Pesquisas indicam que as empresas normalmente têm 44 dias para influenciar a decisão de um novo colaborador em ficar na organização, já que 20% da taxa de rotatividade ocorre nesse período. 

Durante esse período, o colaborador recém-chegado deve aprender a melhor forma de executar seu trabalho. Por isso, parte do trabalho conjunto da equipe de RH e da liderança é garantir que seus primeiros objetivos sejam realistas. Seu foco principal deve ser conhecer a organização e o produto ou serviço que a organização oferece.

Quais erros evitar no onboarding?

De acordo com uma pesquisa da BambooHR, as maiores frustrações de recém-contratados no processo de onboarding são:

mulher com dúvidas
Saiba como evitar alguns erros desse processo e deixar o onboarding mais eficiente
  • Não saber para quem direcionar suas dúvidas;
  • Treinamentos insuficientes sobre a empresa e seus produtos/serviços;
  • Falta de acesso a ferramentas essenciais para sua função;
  • Ausência de uma pessoa que a guie no processo de onboarding;
  • Problemas técnicos com equipamentos;
  • Não saber a quem se reportar.

Logo, deve-se levar esses pontos em consideração na hora de criar um planejamento para o processo de onboarding de sua organização. 

As 7 melhores práticas para onboarding

Apesar de ser uma preocupação principalmente da equipe de RH, o processo de Onboarding envolve outras equipes e lideranças, que devem trabalhar em conjunto para realizá-lo. Por isso, pode ser que seja difícil ter uma visibilidade completa de todo o processo. 

Aqui vão algumas boas práticas, retiradas do Harvard Business Review, que todas as pessoas envolvidas no processo podem seguir para criar uma experiência mais fluida e menos burocrática:

1. Prepare uma descrição de trabalho detalhada

Como dissemos anteriormente, o onboarding começa muito antes da pessoa assinar o contrato. Para atrair a pessoa certa para o trabalho e ajudar o time de recrutadores em seu trabalho, é essencial que a equipe de RH trabalhe com a liderança da área que está contratando para criarem uma descrição da vaga que seja completa e conforme as expectativas da empresa. Dessa forma, será mais fácil atrair os talentos que realmente vão se encaixar na posição. 

2. Tenha as informações e ferramentas necessárias

Novos colaboradores chegam empolgados e cheios de dúvidas. Eles querem saber quando começam, que horas devem trabalhar, quais ferramentas usam, etc. Por isso, conte com uma seleção de possíveis dúvidas para orientá-los de acordo com suas expectativas antes mesmo de chegarem. Caso isso não aconteça, é possível que sejam desmotivados durante o processo. 

3. Inclua métricas de performance

Para o talento que será atraído, é importante ter uma imagem nítida do que significa obter sucesso em sua área de atuação. É uma excelente prática incluir algumas métricas de performance em seu processo de onboarding que sejam condizentes com as atividades apresentadas na descrição do trabalho. 

Tais métricas devem ser quantitativas, relevantes e possíveis, para servirem como forma de motivação, e não o contrário. 

4. Crie uma jornada de treinamento

pessoa em treinamento com a líder
Uma trilha de aprendizado é essencial para que o novo colaborador se informe das principais referências da empresa

Esse passo é muito relevante: o novo talento chegará como uma folha em branco. Por isso, é crucial contar com uma trilha de aprendizado que faça sentido e que consiga conduzi-lo pelas principais informações sobre o trabalho e a empresa. 

Dessa forma, ele poderá aprender mais sobre os valores, a visão da empresa e quais são as expectativas de sua equipe, liderança e organização para seu papel. Essa jornada pode contar com treinamentos mistos, incluindo atividades práticas, mentorias e aulas teóricas. 

5. Faça follow-ups

Para garantir que o processo de onboarding esteja funcionando, lembre-se de criar follow-ups regulares com a pessoa recém-contratada. Isso deve ser feito tanto por um representante da equipe de RH quanto da liderança de sua equipe. Esse passo é importante, pois, além de garantir que o talento esteja se ajustando, ainda fornece feedbacks valiosos que podem ajudar a tornar o processo ainda mais robusto. 

Abaixo, confira algumas perguntas que você pode fazer para acompanhar a evolução da nova contratação:

  • Há algum aspecto de seu novo trabalho que você esteja achando particularmente desafiador?
  • As suas responsabilidades e expectativas estão bem nítidas para você neste ponto?
  • Você tem todas as ferramentas e recursos que precisa para seu trabalho? Se não, gostaria de indicar alguma da qual sente falta?
  • Os treinamentos que você teve foram suficientes ou você acredita que precisa de mais ajuda em algum tema?
  • Você tem alguma sugestão de como podemos melhorar nosso processo baseado no que você vivenciou até então?

6. Ajude-os a se integrar com sua equipe

É inegável que o senso de pertencimento faz com que um talento queira ficar por mais tempo em uma determinada organização. Por isso, a devida integração com as pessoas com quem vai trabalhar é essencial no processo de onboarding. Essa atividade fica mais a cargo da liderança, porém pode contar também com alguma ajuda da equipe de RH se necessário, que pode organizar alguma dinâmica de equipe ou atividades de team-building. 

Outra forma de garantir uma boa inclusão na equipe é colocar a pessoa recém-contratada para trabalhar com uma pessoa que já está há mais tempo na empresa e é bastante experiente em função similar. Dessa forma, ela pode se sentir mais segura para realizar seu trabalho e ainda conhecer melhor outra pessoa de sua equipe. 

7. Refaça o onboarding quando necessário

Vamos falar com honestidade: nenhuma pessoa aprende no mesmo tempo que a outra. Algumas vezes, por mais atencioso que o processo de onboarding seja, ainda assim ele pode não fazer sentido para determinada pessoa, de determinada área. Por isso, você deve se atentar a sinais de que o talento não se adaptou como deveria. 

Alguns desses sinais incluem baixo rendimento, desinteresse, desmotivação, falta de foco ou quando há o questionamento constante de temas que já foram abordados previamente. 

Se esse for o caso, não tenha medo de fazer o talento passar por um novo processo de onboarding. É evidente que nem todas as etapas farão sentido. Assim, identifique quais treinamentos precisam ser refeitos e quais podem ser evitados. Por mais estranho que possa parecer, refazer onboardings é uma prática que dá resultados, aumentando o foco, a satisfação e ajudando a reter o talento que não conseguiu se adaptar. 

Agora que você já teve um panorama de como realizar um onboarding, o que acha de começar a estruturar um processo que faça sentido para sua organização?